प्रश्न- 'प्रत्यायोजन' से आप क्या समझते हैं? प्रत्यायोजन को परिभाषित करते हुए इसकी आवश्यकता एवं महत्व को बताइए।

अथवा
संगठन में प्रत्यायोजन के अर्थ, प्रकृति और महत्व की व्याख्या कीजिये।

उत्तर -

वर्तमान में राज्य व सरकार के कार्यक्षेत्र में बेतहाशा वृद्धि के चलते प्रशासकीय कार्यों व उत्तरदायित्वों में भी वृद्धि हुई है। अतः कम समय में अधिक कार्यों के सम्पादन का दबाव शीर्ष नेतृत्व पर होता है। ऐसे में शीर्ष नेतृत्व शक्तियों व अधिकारों को अधीनस्थों की ओर हस्तांतरित करके निश्चित अवधि में अधिकाधिक कार्य-निष्पादन का प्रयास करते हैं। इस प्रकार शक्तियों व अधिकारों के हस्तांतरण की व्यवस्था ही 'प्रत्यायोजन' है। वस्तुतः 'प्रत्यायोजन आधुनिक संगठनों का अनिवार्य लक्षण बन चुका है।

'प्रत्यायोजन' को भली प्रकार समझने हेतु इसके अभिप्राय, परिभाषाओं एवं आवश्यकताओं को समझना आवश्यक है, जोकि निम्नांकित शीषकों के अंतर्गत वर्णित हैं -

प्रत्यायोजन : अभिप्राय - कार्यभार को कम करने के लिए अन्य व्यक्तियों को अपने कार्य का कुछ भाग आवश्यक अधिकारों सहित सौंपा जाना ही प्रत्यायोजन' कहलाता है। इस प्रकार स्पष्ट होता है कि प्रत्यायोजन एक प्रक्रिया है जिसके द्वारा एक उच्चाधिकारी अपने कुल कार्य को स्वयं के तथा अपने अधीनस्थों के मध्य वितरित करता है जिससे कि क्रियात्मक एवं प्रबन्धकीय विशिष्टीकरण की प्राप्ति की जा सके।

परन्तु यहाँ अधिकारों के प्रत्यायोजन का तात्पर्य उत्तरदायित्वों का प्रवर से अधीनस्थों को हस्तांतरण नहीं समझना चाहिए। किसी भी स्थिति में अंतिम उत्तरदायित्व को अधिकारों को सौंपने वाले का ही रहता है। अधिकारी अपने अधीनस्थों को मात्र कार्य का कुछ भाग देकर कुछ निश्चित सीमाओं में कराने की आशा कर सकता है। इस प्रकार प्रत्यायोजन किसी कार्य को अन्य लोगों में बॉट कर पूर्ण कराने का एक रास्ता है। यह ऐसा रास्ता है जिसके द्वारा अधीनस्थों के समूह तथा उसकी योग्यता का अनुकूलतम् उपयोग किया जा सके। अतः "प्रत्यायोजन अधीनस्थों को शक्ति, उत्तरदायित्व एवं अधिकारों को प्रदान करके कार्य कराने की एक प्रक्रिया है।

प्रत्यायोजन की परिभाषाएँ - प्रत्यायोजन को विभिन्न विचारकों द्वारा भिन्न-भिन्न रूप से परिभाषित किया गया है। इनमें से कुछ प्रमुख परिभाषाएँ निम्नलिखित हैं-

'एफ. जी. मूरे' के अनुसार - "प्रत्यायोजन का कार्य अन्य व्यक्तियों को कार्य का वितरण करना है और उसे करने हेतु अधिकार प्रदान करना है।'

'थियो हैमेन' के शब्दों में - "अधिकार-सत्ता के प्रत्यायोजन का कार्य अधीनस्थों को निर्धारित सीमाओं में कार्य करने हेतु अधिकार प्रदान करने से है।"

'मिलेट' के अनुसार - "सत्ता के प्रत्यायोजन का अर्थ दूसरे को कर्त्तव्य सौंप देने से कुछ अधिक है। प्रत्यायोजन का सार है दूसरों को स्वविवेक सौंपना ताकि वे अपने कर्त्तव्यों से सम्बन्धित विशिष्ट समस्याओं को सुलझाने में अपने निर्णयों का प्रयोग कर सकें।"

'हैमैन' के अनुसार - "सत्ता के हस्तांतरण का अर्थ केवल यह है कि अधीनस्थों को एक निर्धारित सीमा में कुछ करने की सत्ता सौंप दी जाय।"

'डगलस सी. बसिल' के शब्दों में - "प्रत्यायोजन में अधिकार प्रदान करना या कुछ परिभाषित क्षेत्रों में निर्णयन का अधिकार तथा सौंपे गकार्यों की निष्पति के लिए अधीनस्थों को उत्तरदायी बनाना ये सम्मिलित है।"

इस प्रकार उपर्युक्त परिभाषाओं के आधार पर प्रत्यायोजन को परिभाषित करते हुए कहा जा सकता है कि "प्रत्यायोजन उस स्थिति एवं प्राधिकार का कहा जाता है, जिसके अंतर्गत शीर्षस्थ अधिकारियों द्वारा किसी कार्य को पूर्ण कराने हेतु अधीनस्थों को सत्ता व शक्ति का उत्तरदायित्वपूर्ण हस्तांतरण कुछ मात्र में कर दिया जाता है।'

प्रत्यायोजन की आवश्यकता एवं महत्व - प्रत्यायोजन की आवश्यकता एवं महत्व को निम्नांकित लाभों के सन्दर्भ में भली प्रकार वर्णित किया जा सकता है-

1. मानवीय अपूर्णता का पूरक - प्रत्यायोजन मानवीय अपूर्णता को दर्शाता है। यह मानवीय सीमाओं एवं क्षमताओं का विस्तार करता है। प्रत्येक व्यक्ति सभी प्रक्रिया में दक्ष नहीं होता है और न उन्हें वह स्वयं ही कर पाता है। उसे अन्य व्यक्तियों की सहायता की जरुरत होती है। इस जरुरत की पूर्ति करने हेतु प्रत्यायोजन की आवश्यकता होती है।

2. प्रबन्धकीय गुणों के विकास का साधन - प्रत्यायोजन के द्वारा अधीनस्थों को अधिकार तथा कर्त्तव्य सौंपे जाते हैं जिससे कि उनकी प्रबन्धकीय योग्यताओं का विकास होता है और भावी प्रबन्धकों की आवश्यकताओं को प्रत्यायोजन के माध्यम से एक बड़ी सीमा तक पूरा किया जा सकता है। अतः प्रत्यायोजन अधीनस्थों में प्रबन्धकीय गुणों के विकास का अवसर प्रदान करता है।

3. तकनीकी जटिलताएँ - तकनीकी जटिलताएँ प्रत्यायोजन की आवश्यकता पर बल देती हैं। प्रत्येक व्यक्ति सभी प्रकार की क्रियाएँ न तो समझ ही सकता है और न ही उन्हें कर सकता है। अतः उसे विशिष्ट योग्यता वाले व्यक्तियों की आवश्यकता होती है। इन विशेषज्ञों की सेवाएँ प्राप्त करने के लिए प्रत्यायोजन की अनिवार्य रूप से आवश्यकता होती है।

4. नैतिक स्तर और मनोबल में वृद्धि - प्रत्यायोजन अधीनस्थों के मनोबल को ऊँचा उठाता है, क्योंकि अधीनस्थों को अधिकार तथा दायित्व सौंपने से वे अपने स्थान का महत्व समझते हैं, ईमानदारी से कार्य करते हैं और पूर्ण लगन के साथ कार्य करने का प्रयास करते हैं। इससे कार्मिकों के नैतिक स्तर और मनोबल में वृद्धि होती है।

5. प्रबन्ध कार्यों में सुविधा - प्रत्यायोजन प्रबन्धकों के कार्यभार में कमी करता है जिससे वे अपना समय अन्य प्रबन्धकीय कार्यों जैसे नियोजन, नियंत्रण, अभिप्रेरण इत्यादि पर केन्द्रित करते हैं। इससे प्रबन्धकीय कार्यों में सुविधा और प्रभावशीलता उत्पन्न होती है और कार्य का समान व संतुलित वितरण हो जाता है।

6. तत्काल निर्णय - प्रत्यायोजन तत्काल निर्णय को सम्भव बनाता है और कार्य के विलम्ब को समाप्त करता हैं क्योंकि प्रत्यायोजन के जरिए निम्नवत् स्तर तक निर्णय लिये जाने सम्भव होते हैं।

निष्कर्ष - इस प्रकार निष्कर्षतया यह कहा जा सकता है कि प्रत्यायोजन शीर्ष नेतृत्व से अधीनस्थों को सत्ता व अधिकारों के हस्तांतरण की एक उपयोगी व कई दृष्टियों से आवश्यक प्रक्रिया है। प्रत्यायोजन के जरिए अधीनस्थों को भी विभिन्न कार्यों में सहभागी बनाकर उनमें नेतृत्व, मनोबल इत्यादि गुणों का विकास किया जा सकता है। अतः प्रत्यायोजन आधुनिक सन्दर्भों में प्रत्येक संगठन की एक अनिवार्य व महत्वपूर्ण विशेषता बन चुकी है।

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